Zásady zpracování osobních údajů

1. Kdo je správcem osobních údajů

Správcem osobních údajů je:

JUDr. Jan Šafář, advokát
ev. č. ČAK 22120
sídlo: Spáčilova 569/27, 767 01 Kroměříž
IČ: 24057118

(dále jen „Advokát“).

Advokát nakládá s osobními údaji jako s důvěrnými informacemi a zpracovává je v souladu s účinnými právními předpisy, zejména s nařízením GDPR (Nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679) a související českou právní úpravou.

V postavení správce Advokát určuje účely a prostředky zpracování osobních údajů, které využívá při výkonu advokacie a souvisejících činností.

2. Na jaké situace se tyto zásady vztahují

Tyto zásady dopadají zejména na zpracování osobních údajů:

• při používání webových stránek Advokáta,
• při komunikaci e-mailem, telefonicky nebo osobně,
• při poskytování právních služeb klientům,
• v rámci spolupráce s dodavateli a obchodními partnery,
• při plnění zákonných povinností Advokáta,
• při ochraně oprávněných zájmů Advokáta nebo třetích osob.

Současně tento dokument vysvětluje, jaké údaje jsou zpracovávány, z jakých důvodů, komu mohou být zpřístupněny, jak dlouho jsou uchovávány a jaká práva náleží subjektům údajů.

3. Za jakým účelem jsou osobní údaje zpracovávány

Advokát může osobní údaje zpracovávat zejména pro následující účely:

a) Plnění smlouvy

Zejména pro uzavření a plnění smlouvy o poskytování právních služeb, faktické poskytování právních služeb dle předpisů upravujících výkon advokacie a dále také pro smluvní vztahy s obchodními partnery (např. spolupracující kanceláře, dodavatelé služeb či produktů).

b) Plnění právních povinností

Především povinností vyplývajících z účetních a daňových předpisů, povinností spojených s vedením advokátního spisu a dále povinností vůči orgánům veřejné moci podle příslušných právních předpisů.

c) Ochrana oprávněného zájmu Advokáta

Například za účelem ochrany práv a právem chráněných zájmů Advokáta, včetně identifikace a kontroly klienta ve smyslu zákona o advokacii a AML předpisů.

d) Ochrana oprávněného zájmu třetích osob

Zejména klientů, a to v mezích pravidel výkonu advokacie a souvisejících právních předpisů.

e) Vyřizování požadavků zaslaných přes elektronické formuláře

Například při kontaktních formulářích nebo registracích na odborné či vzdělávací akce.

f) E-mailová sdělení

Zasílání informací týkajících se služeb, odborného obsahu, odkazů na související online obsah (např. videoobsah, sociální sítě, e-booky) a navazujících sdělení, pokud to umožňuje právní titul pro zpracování.

4. Jaké osobní údaje mohou být zpracovávány

Rozsah zpracovávaných údajů se odvíjí od konkrétního účelu. Typicky se jedná o:

• identifikační údaje (jméno, příjmení, titul, datum narození, rodné číslo),
• kontaktní údaje (adresa, e-mail, telefon),
• fakturační a účetní údaje (IČ, DIČ, číslo účtu),
• údaje související s konkrétním právním případem,
• technické údaje získané při používání webových stránek (např. IP adresa nebo údaje o používání webu).

Pro přehlednost platí, že Advokát může zpracovávat zejména tyto skupiny údajů ve vazbě na účel:

• Jméno a příjmení, kontaktní adresa, e-mail, telefonní číslo, IP adresa
  – zejména pro plnění smlouvy, plnění právních povinností, ochranu oprávněného zájmu, vyřizování požadavků z elektronických formulářů a e-mailová sdělení.
• Číslo účtu, IČ, DIČ, rodné číslo, datum narození a další informace týkající se klienta či třetích osob
  – zejména pro plnění smlouvy, plnění právních povinností a ochranu oprávněného zájmu správce.

Advokát může dále shromažďovat a vyhodnocovat některé informace automatizovaně (např. statistické údaje o návštěvnosti webu).

5. Cookies, remarketing a analytické nástroje

Cookies

Webové stránky mohou používat soubory cookies, tedy malé datové soubory ukládané do zařízení uživatele, které slouží zejména k zajištění funkčnosti webu a identifikaci relace (session).

Používané cookies samy o sobě neukládají osobní údaje v rozsahu umožňujícím identifikaci konkrétní osoby a neukládají IP adresu způsobem předpokládaným těmito zásadami. Uživatel může (s výjimkou technicky nezbytných cookies) používání cookies při vstupu na web odmítnout.

Cookies pro on-line reklamu (remarketing)

Informace o používání webových stránek mohou být získávány prostřednictvím cookies také za účelem remarketingu, tj. pro analýzu chování na webu a zobrazování relevantního reklamního obsahu.

Google Analytics

Webové stránky mohou využívat službu Google Analytics, tedy analytický nástroj společnosti Google Inc., k měření návštěvnosti a vyhodnocování chování uživatelů na webu.

6. Příjemci osobních údajů

Advokát zpřístupňuje osobní údaje pouze těm osobám, které je potřebují pro splnění konkrétního účelu zpracování, a pouze v nezbytném rozsahu a na základě odpovídajícího právního titulu. Typicky se jedná o oprávněné zaměstnance, spolupracující advokáty a smluvně zajištěné zpracovatele osobních údajů.

Konkrétní příjemci údajů souvisejících s používáním webových stránek:

Vedle výše uvedeného platí, že v případech stanovených zákonem mohou být určité osobní údaje předány rovněž orgánům veřejné moci (např. orgánům činným v trestním řízení), pokud takovou povinnost ukládá právní předpis.

7. Osobní údaje třetích osob

Při výkonu advokacie může Advokát zpracovávat také osobní údaje třetích osob, které získá v souvislosti s poskytováním právních služeb nebo plněním smluv s klienty či dodavateli (např. údaje zaměstnanců klienta, dodavatelů, protistran nebo jiných osob zapojených do konkrétní věci).

Takové údaje jsou zpracovávány pouze v rozsahu nezbytném pro konkrétní účel a v souladu s právními předpisy. Doba jejich uchování se odvíjí od trvání smluvního vztahu, zákonných povinností a případné potřeby ochrany práv v konkrétním případě.

8. Doba uchování osobních údajů

Osobní údaje jsou uchovávány pouze po dobu, která je nezbytná pro naplnění účelu zpracování, splnění právních povinností nebo ochranu práv a oprávněných zájmů.

Obecně platí, že doba uchování vychází:

• z trvání smluvního vztahu,
• z právních předpisů (např. účetních, daňových, stavovských a dalších),
• z potřeby ochrany právních nároků v konkrétní věci.

Přehled dob uchování podle účelu zpracování:

Poznámka k e-mailovým sdělením:

Advokát je oprávněn zpracovávat e-mailovou adresu také ve smyslu § 7 odst. 3 zákona č. 480/2004 Sb., o některých službách informační společnosti, za účelem zasílání obchodních sdělení týkajících se vlastních služeb a produktů (např. newsletter), pokud adresát takové zasílání neodmítl.

9. Práva subjektů údajů

Každý subjekt údajů může vůči Advokátovi uplatnit práva vyplývající z právních předpisů, zejména:

• právo na přístup k osobním údajům,
• právo na opravu nepřesných údajů a doplnění neúplných údajů,
• právo na výmaz osobních údajů (za podmínek stanovených právními předpisy),
• právo na omezení zpracování,
• právo na přenositelnost údajů,
• právo vznést námitku proti zpracování,
• právo podat stížnost u Úřadu pro ochranu osobních údajů (www.uoou.cz).

V případě zjevně nedůvodných, nepřiměřených nebo opakovaných žádostí může být v souladu s právními předpisy účtován přiměřený poplatek, případně může být žádost odmítnuta.

10. Bližší vymezení jednotlivých práv

Právo na přístup

Subjekt údajů má právo získat informaci, zda jsou jeho osobní údaje zpracovávány, a pokud ano, také právo na přístup k těmto údajům a souvisejícím informacím.

Právo na opravu a doplnění

Pokud jsou zpracovávány nepřesné nebo neúplné údaje, lze požadovat jejich opravu nebo doplnění.

Právo na výmaz

Výmaz lze požadovat zejména tehdy, pokud údaje již nejsou potřebné pro účel, pro který byly shromážděny, pokud byly zpracovávány protiprávně nebo pokud zanikl právní důvod jejich dalšího zpracování.

Právo na omezení zpracování

V zákonem stanovených případech lze požadovat, aby byly údaje dočasně pouze uchovány nebo jinak omezeně zpracovávány.

Právo na přenositelnost

Je-li zpracování založeno na smlouvě nebo souhlasu a probíhá automatizovaně, může subjekt údajů žádat předání údajů jinému správci, nebrání-li tomu práva třetích osob.

Právo vznést námitku

Námitku lze uplatnit zejména proti zpracování založenému na oprávněném zájmu. Pokud nebudou dány převažující oprávněné důvody pro další zpracování, Advokát zpracování ukončí.

11. Omezení výkonu práv s ohledem na výkon advokacie

S ohledem na specifika výkonu advokacie a povinnost mlčenlivosti může být u některých žádostí rozsah poskytovaných informací nebo možnost vyhovění žádosti omezen, zejména pokud se zpracování týká konkrétního právního případu a ochrany práv klienta či dalších osob.

12. Jak lze práva uplatnit a kde získat další informace

Další informace ke zpracování osobních údajů lze získat v sídle Advokáta nebo prostřednictvím kontaktní e-mailové adresy Advokáta.

Za účelem ověření identity žadatele může být požadováno, aby byla žádost podána způsobem umožňujícím spolehlivé ověření totožnosti (např. osobně nebo kvalifikovaným elektronickým způsobem).

Dozorovým orgánem v oblasti ochrany osobních údajů je:

Úřad pro ochranu osobních údajů
web: www.uoou.cz

13. Závěrečná ustanovení

Tyto zásady nabývají účinnosti dne 25.2.2025 a mohou být průběžně měněny nebo doplňovány, zejména v návaznosti na změnu právních předpisů, rozsahu poskytovaných služeb nebo používaných technologií.

S ohledem na povahu výkonu advokacie je třeba počítat s tím, že uplatnění některých práv subjektů údajů může být v konkrétních případech omezeno, zejména pokud jde o osobní údaje zpracovávané v souvislosti s jednotlivými právními věcmi.

Bližší informace ke zpracování osobních údajů lze získat v sídle správce na adrese Spáčilova 569/27, 767 01 Kroměříž nebo prostřednictvím e-mailu safar@advokatsafar.cz.

Za účelem spolehlivého ověření totožnosti žadatele se žádosti o uplatnění práv zpravidla podávají osobně v sídle správce na předepsaném formuláři, který je k dispozici v listinné podobě; na žádost může být zaslán rovněž e-mailem nebo poštou. To neplatí pro žádosti doručené prostřednictvím datové schránky fyzické osoby nebo prostřednictvím elektronické pošty opatřené uznávaným elektronickým podpisem zaslané na e-mailovou adresu správce.

Dozor nad ochranou soukromí a osobních údajů vykonává Úřad pro ochranu osobních údajů, web: www.uoou.cz.